Een goede leider kan moeilijke gesprekken voeren

Leiderschap is een uitdagende klus. Niet in de laatste plaats door de veelheid van eisen en taken die leiderschap met zich meebrengt. Een van die zaken is het ‘moeilijke gesprek’. In die gesprekken komt bijvoorbeeld het disfunctioneren van een teamlid aan de orde, is er een onopgelost conflict of is de irritatie tussen mensen zo hoogopgelopen dat er even ‘gezeten’ moet worden. Vandaar mijn stelling: een goede leider kan moeilijke gesprekken voeren en weet hoe belangrijk zijn bijdrage hierin is.

Wat maakt een gesprek een moeilijk gesprek?
In het boek ‘Crucial Conversations’ (ook de Nederlandse vertaling heeft dezelfde titel) staat dat een gesprek wat ertoe doet drie kenmerken heeft:

1. Er staat veel op het spel,
2. De meningen lopen uiteen en
3. De emoties lopen hoog op.

Herkenbaar? In datzelfde boek staat dat succesvolle relaties, carrières, organisaties en samenwerkingen putten uit dezelfde bron van energie. Dat is het vermogen openlijk te kunnen praten over emotioneel beladen, controversiële onderwerpen, waar veel op het spel staat.

Wanneer weet je dat je in een moeilijk gesprek zit?
Mijn eerste reactie is: dat voel je. Dat merk je, het gesprek stokt, woorden worden scherper, je dreigt het contact met de ander te verliezen. Deze zaken zie ik ook voorbijkomen:

• Emoties hebben de overhand en dreigen met je aan de haal te gaan.
• Je vraagt je af: wat gebeurt hier? En probeert het gesprek weer vlot te trekken terwijl je op die vraag een antwoord aan het vinden bent. En je vraagt je af: ‘zie ik het wel goed?’, ‘mis ik iets?’ Verwarring ligt op de loer.
• Ergernis en irritatie van het over en weer niet begrepen en gehoord worden speelt hierbij een grote rol. ‘Zie je wel’, ‘nu doet ‘ie het weer’ en ‘laat maar’ zijn reacties die op de loer liggen.
• Je wordt geraakt in je waarden. Wat voor jou heel belangrijk is lijkt geweld te worden aangedaan. Daarom raakt het zo. De kans is groot dat niet in jouw behoeften wordt voorzien.
• Het gesprek en alles wat er speelt houd je langer bezig dan je lief is.

Weet je waar ik het over heb?

Dit kan leiden tot de volgende reacties

• In de verdediging schieten. De discussie willen winnen. Als leider kan je gebruik maken van je autoriteit, maar meestal win je daar niets mee. Zeker niet op de lange termijn.
• Je terugtrekken en je mening inslikken omdat je conflict mijdend bent en graag ‘de lieve vrede’ wilt bewaren.
• Afhaken, de persoon vermijden en hopen dat het probleem zich vanzelf oplost. Wat nooit gebeurd.
• Je kunt er ook voor kiezen opnieuw en open het gesprek aan te gaan om de draad weer op te pakken. Dit vraagt om moed en af en toe een time out.

Aan welk gesprek zit jij nu te denken?

Zes tips

1. Wees altijd bereid de eerste stap te zetten. Stap over je schaduw heen. Als de relatie niet goed is wordt samenwerken erg lastig.
2. Leer als leider je eigen emoties in bedwang te houden. Luisteren is een enorm belangrijke vaardigheid, maar dat wist je natuurlijk al. Maar luisteren terwijl je de pijn van het moment verdraagt gaat nog een stap verder. Nodig de ander uit om alles te zeggen en vraag door. Dit is je kans het hele verhaal te horen!
3. Ga naast mensen staan in plaats van erboven. Je autoriteit helpt je nu niet, sterker nog: het kan je behoorlijk tegenwerken. Als je werkelijk luistert win je de wereld en word je veel wijzer wat er nu echt speelt. En het feit dat je moeite doet om verder te komen zal opgemerkt worden.
4. Kijk naar je eigen vecht/vlucht gedrag en dat van de ander. Wat wordt hier vermeden of onder het vloerkleed geveegd? Dat brengt je bij de kern.
5. Weet wie je bent en waarvoor je staat. Ken je sterkten en zwakten. Ken je eigen waarden en behoeften. In moeilijke gesprekken komt naar boven hoe je ervoor staat wat identiteit en eigenwaarde betreft.
6. Hou het veilig. Psychologische veiligheid is cruciaal. Daar is veel meer over te schrijven. Deze definitie kwam ik tegen: ‘Psychologische veiligheid houdt in dat mensen interpersoonlijke sociale risico’s durven te nemen op basis van de verwachting dat collega’s en leidinggevenden hier constructief op reageren.’ En dan is de cirkel weer rond: als leiders moeilijke gesprekken kunnen voeren dan draagt dat enorm bij aan de psychologische veiligheid. En is er ruimte om te leren, beter te worden en elkaars kwaliteiten te benutten. Dan is het moeilijke gesprek letterlijk de moeite waard geweest.

‘Leiderschapsontwikkeling’ is één van de thema’s waar Michiel graag anderen in coacht. Wat voor leider wil je zijn? Waar loop je tegenaan? Wat heb jij te doen in jouw ontwikkeling? Ben je bereid hierin te investeren? Dat is een proces en loont zeker de moeite.